9.3.3 Detailansicht 

Über das Icon der Detailansicht (am rechten Ende eines Postvorgangs) kann eine detaillierte Ansicht des Postvorgangs aufgerufen werden. In dieser Ansicht kann der Bearbeiter zwischen Textinhalt und PDF-Ansicht wechseln. Zudem sind hier die KI-Tags des Postvorgangs und die Bearbeitungsvermerke einsehbar. Auf der rechten Seite werden zusätzliche Informationen wie „Zugewiesen an“ und „Vorgangsart“ angezeigt.

Bearbeitungsfunktionen

• Postvorgang zuweisen: Über den Button „Mir zuweisen“ kann der Bearbeiter sich den Postvorgang selbst zuweisen.

• Bearbeiten: Mit dem Bearbeiten-Icon (Stift) können nachträglich Vorgangsart und der zugewiesene Bearbeiter geändert sowie Kommentare hinterlegt werden. Diese erscheinen anschließend unter den Bearbeitungsvermerken.

• Bearbeitungsvermerke hinzufügen: Über das Plus-Icon im Bereich der Bearbeitungsvermerke können neue Vermerke ergänzt werden. Hier werden auch Änderungen wie Statuswechsel oder Wechsel des Bearbeiters dokumentiert.

Detailansicht einer Korrespondenz:

Der Button „Informationen bearbeiten“ bietet weitergehende Bearbeitungsmöglichkeiten. In dieser Ansicht stehen folgende Reiter zur Verfügung:

Allgemeine Informationen: Bearbeitung von Eingangstyp, Nachrichtenart, Ablageort, Bearbeiter usw. Am Ende des Reiters befinden sich je nach Eingangstyp zudem die Buttons:

• „Antwort via E-Mail“
• „Original anfordern“
• „Original an Absender“
• „Erneut scannen“
• „Zurück an Poststelle“

Enthält bei Einsatz der KI „Nachrichtenmanagement“ automatisch vergebene Tags zu Spezifikationen, Stimmungen und Spam. Diese können manuell angepasst werden. Die KI-Tags befinden sich auf dem ersten Reiter der Detailansicht unter Allg. Informationen.

Darstellung der verschiedenen KI-Tags zur Stimmungslage des Absenders:

Darstellung der von der KI ermittelten Spam-Wahrscheinlichkeit:

Agree21DMS: Je nach Vorgangsart enthält dieser Reiter unterschiedliche Felder für Dokumentenarten, z. B.:

• Kundenakte – Personendokumente
• Bankdokumente
• Unternehmensdokumente
• ZV/Buchungsbelege
• GSZ/Zahlungsverkehr

Absender: Enthält Daten des Absenders wie Name, Adresse und E-Mail.

Empfänger: Zeigt die Informationen des Empfängers.

Zugriffsrechte: Hier können zusätzliche Bearbeiter und Leser zugewiesen werden, die nicht durch die Vorgangsart vorgegeben sind.

Abschluss und Archivierung

• Postvorgang als erledigt markieren: Der Vorgang erhält den Status „Abgeschlossen“.
• Postvorgang archivieren: Der Vorgang wird mit dem Status „Archiviert“ versehen.
• Änderungen speichern: Bestätigt alle vorgenommenen Anpassungen.

In der nachfolgenden Tabelle werden die verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten der unterschiedlichen Kommunikationsvorgänge dargestellt.