9.3.2 Vertrauliche Post 

Eingehende Post kann als vertraulich markiert werden. Personalisierte vertrauliche Post ist ausschließlich für den definierten Ansprechpartner einsehbar und bearbeitbar. Falls kein spezifischer Ansprechpartner festgelegt ist, kann die vertrauliche Post stattdessen an eine Abteilung oder ein Team delegiert werden, um eine effiziente Bearbeitung sicherzustellen.

Aufhebung Status vertrauliche Post

Vertraulich gekennzeichnete Post kann in Ausnahmefällen durch den Portaladministrator und den EPO-Administrator (App-Administrator) aufgehoben werden:

• Portaladministrator/ App-Administrator will vertraulich gekennzeichnete Post öffnen.
• Der Hinweis „Dieser Zugriff wird protokolliert und die Revision wird benachrichtigt“ erscheint als Sicherheitsabfrage.
• Portaladministrator/ App-Administrator bestätigt diese Sicherheitsabfrage. Die Revision wird über die Aufhebung informiert und der Vorgang wird im System protokolliert. Der Status wird von „Vertraulich“ auf „Neu“ gesetzt.

Hinweis: Gemäß Artikel 10 des Grundgesetzes (GG) ist das Briefgeheimnis unverletzlich, wobei das unbefugte Öffnen und die unbefugte Kenntnisnahme eines Briefes oder eines anderen Schriftstücks, laut § 202 Strafgesetzbuch (StGB), zu einer Geld- oder Freiheitsstrafe von einem Jahr führen kann. Um gegen § 202 StGB zu verstoßen, reicht das bloße Öffnen des Briefes oder eines anderen Schriftstücks.

Empfehlung: Betriebliche Regelung zum Umgang mit Post/Nachrichten genau definieren.